Vågadministratör sökes till Linköping!

Vi söker nu en Vågadministratör till vår partner i Linköping. Här får du en central roll i ett intensivt transportflöde där administration, service, planering och problemlösning går hand i hand. Du arbetar med flera vågar och anläggningar parallellt och blir en viktig kontaktperson för chaufförer, kunder och kollegor när transporter ska vägas, registreras och komma vidare på rätt sätt.

Det här är en roll för dig som trivs när det händer mycket. Telefonen ringer ofta, flera ärenden kan behöva hanteras samtidigt och förutsättningarna kan förändras snabbt. Samtidigt behöver du kunna behålla lugnet, prioritera och skapa struktur. På sikt får du även möjlighet att ta ett större ansvar för planeringen i teamet och bli en naturlig samordnande kraft i det dagliga arbetet.

Om tjänsten

Som Vågadministratör arbetar du med att säkerställa ett smidigt och korrekt flöde av transporter vid tre olika filialer. Totalt hanterar verksamheten sju vågar av olika slag, vilket innebär att du behöver hålla koll på flera parallella flöden och snabbt kunna växla mellan olika ärenden.

Du väger transporter, registrerar material och säkerställer att rätt information hamnar i systemen. Samtidigt har du löpande kontakt med chaufförer, kunder och kollegor för att besvara frågor och hantera avvikelser. En stor del av kontakten sker via telefon och samtalstempot är högt, vilket gör att du behöver uppskatta en arbetsmiljö där du ofta behöver agera direkt på det som händer.

När något går fel är din uppgift inte bara att hantera konsekvensen för stunden. Vi söker dig som vill förstå grundproblemet, ta reda på varför situationen uppstod och bidra till att samma sak inte behöver hända igen.

Dina arbetsuppgifter innefattar bland annat att:

• Välkomna transporter, väga in och ut fordon samt registrera material.
• Hantera vägning för flera vågar och filialer parallellt.
• Administrera vägning både på distans och lokalt.
• Skapa följesedlar och kvittenser samt administrera körorder.
• Hantera avvikelser och lösa problem som uppstår i transportflödet.
• Besvara ett stort antal inkommande frågor via framför allt telefon, men även mejl.
• Ha löpande kontakt med chaufförer, kunder och kollegor ute på anläggningarna.
• Säkerställa att information, dokumentation och registreringar blir korrekta.
• Bidra till ett smidigt och effektivt flöde av transporter till och från anläggningarna.
• Planera och skapa framförhållning i teamets dagliga arbete.

En roll med möjlighet att ta större ansvar

Utöver den operativa administrationen söker vi dig som på sikt vill ta en naturligt samordnande roll i gruppen. Det handlar inte om ett formellt personalansvar, utan om att vara personen som hjälper teamet att skapa framförhållning och struktur.

Det kan vara att se över veckobemanningen, kommande möten, ledigheter och hur ansvaret för de olika vågarna ska fördelas. Målet är att teamet ska kunna arbeta proaktivt och minska behovet av att lösa bemannings- och planeringsfrågor först när de uppstår.

För att trivas med den delen av rollen behöver du vara bekväm med att ta initiativ, kommunicera tydligt och få med dig andra. Du ser vad som behöver göras och väntar inte alltid på att någon annan ska sätta riktningen.

Vi söker dig som

Vi söker dig som har erfarenhet av administrativt arbete och som trivs i en serviceorienterad roll med många kontaktytor. Erfarenhet från transport eller logistik är särskilt relevant eftersom du snabbt behöver kunna sätta dig in i olika transportflöden och förstå hur avvikelser påverkar verksamheten.

Vi tror att du:

• Har minst två års erfarenhet från en administrativ roll, gärna inom logistik eller transport.
• Har god datorvana och erfarenhet av att arbeta i ärendehanterings- eller affärssystem.
• Är noggrann och har lätt för att hålla ordning på flera parallella ärenden.
• Kommunicerar obehindrat på svenska och engelska i både tal och skrift.
• Tycker om telefonen som ett naturligt arbetsverktyg och trivs med många dagliga samtal.
• Är lösningsorienterad och har förmågan att identifiera grundorsaken bakom problem.
• Är prestigelös och flexibel när arbetsdagens prioriteringar förändras.
• Trivs med att arbeta på plats och nära den operativa verksamheten.

Vem är du?

För att lyckas i den här rollen behöver du framför allt trivas med intensitet. När flera telefoner ringer, transporter behöver hjälp och olika vågar kräver uppmärksamhet kan du sortera uppgifterna och avgöra vad som är prio. Du uppskattar ett högt tempo och positiv stress, men bidrar samtidigt med stabilitet när det blir mycket.

Du gillar att skapa ordning och tänker proaktivt för att förändra sådant som får verksamheten att stanna upp. När ett återkommande problem dyker upp vill du förstå varför och hitta en mer hållbar lösning.

Vi ser gärna att du har en naturlig förmåga att samla människor och skapa struktur utan att behöva ett formellt chefsmandat. Du är trygg i att säga "så här ser nästa vecka ut" och hjälpa gruppen att fördela arbetet på ett sätt som fungerar för alla.

Om arbetsplatsen

Du blir en del av logistiksupporten i Linköping, som består av tre personer. I samma rum sitter även tre kollegor inom kundsupport, vilket innebär att ni totalt är sex personer som arbetar nära varandra i vardagen. På området finns dessutom kollegor inom den operativa verksamheten.

Logistiksupporten är ett mindre team där samarbete och eget ansvar blir särskilt viktigt. Det finns därför goda möjligheter för dig att påverka hur arbetet planeras och organiseras.

Här passar du som vill ha mer än en traditionell administrativ roll. Du får kombinera noggrann administration och kundkontakt med problemlösning, koordinering och möjligheten att successivt bli en samlande kraft i teamet – i en vardag där det nästan alltid händer något.

Om anställningen

Detta är ett konsultuppdrag med anställning hos OIO.

• Omfattning: Heltid, kontorstider 07:00-16:00 - du förväntas vara på plats varje dag
• Start: Omgående, enligt överenskommelse
• Placering: Linköping
• Kontaktperson: Dino Segetalo

Kom ihåg att vara snabb med din ansökan då vi gör löpande urval av kandidater och att annonsen kan stängs ner innan tjänsten är tillsatt om vi gått över till urvals och intervjufasen.