Tidsbegränsad anställning som administrativ assistent vid LINXS

LINXS institut för avancerad neutron- och röntgenvetenskap (www.linxs.se) är ett avancerat studieinstitut vars uppdrag är att främja vetenskap och utbildning med fokus på användningen av neutroner och röntgenstrålar, för att attrahera världsledande forskare för fokuserade forskningsbesök och att skapa internationella nätverk.

LINXS arrangerar events och aktiviteter, främjar och utvecklar både nationella och internationella samarbeten och projekt, samt erbjuder bra lokaler där forskare kan interagera med varandra både personligen och digitalt. Av denna anledning behöver LINXS rekrytera en administrativ assistent med eventansvar. Personen kommer att vara ansvarig för att LINXS administrativa arbete fortlöper (exv. diarieföring, rese- och hotellbokningar, bokning av catering, återbetalningar samt uppdatering av webbsida), och för koordinering och medverkan vid LINXS olika evenemang.

Arbetsuppgifter

• Support före, under och efter events/konferenser. Detta inkluderar att förbereda möten, boka lokaler, beställa catering, boka resor och hotell samt att vara på plats under evenemangen. Även förberedelse och underhåll av lokalerna inklusive beställningar av kontorsmaterial, teknisk support till arrangörer och deltagare, koordinering av konferensavgifter, hantering av kostnadsersättning för besökare och talare vid events, samt planering för mottagande av gästforskare.
• Ge deltagarsupport vid både fysiska som digitala events och aktiviteter, exempelvis att sätta upp och genomföra digitala möten,
• Spela in event och bearbeta videomaterialet.
• Uppdatering av kontaktlista och information avseende deltagare vid events, samt annan statistik som är underlag för rapportering av LINXS aktiviteter.
• Uppdatering av LINXS websida och eventmanagementsystem.
• Tjänsten kräver även att du är på plats.
• Hantering och registrering av dokumentation och beslut i Lunds universitets diarieföringssystem, föra protokoll och minnesanteckningar.
• Övriga administrativa uppgifter kan tillkomma utifrån verksamhetens behov.

Krav

• Eftergymnasial utbildning inom eventkoordination, eller motsvarande kompetens förvärvad genom erfarenhet.Arbetslivserfarenhet av att koordinera, administrera och genomföra event och konferenser inkl gästbemötande.
• Arbetslivserfarenhet av att uppdatera innehåll på webbsidor och relevanta kunskaper inom kommunikation kopplat till detta.
• Arbetslivserfarenhet av att producera innehåll till sociala media, bildbehandling, digital inspelning och redigering av videomaterial.
• Väldigt goda kunskaper i både tal och skrift i både svenska och engelska.
• Datorvana och mycket goda kunskaper av Microsoft Office (t ex Excel), digitala möten och andra samarbetsverktyg (t ex Zoom och Microsoft Teams).
• Förmåga att utföra de fysiska arbetsuppgifter som tjänsten innebär, speciellt när det gäller att arrangera konferenslokalerna.
• Arbetslivserfarenhet av att sätta upp konferensutrustning och digitala möten samt stödja användare i de tekniska system som krävs för eventet.
• Vana vid IT-baserade administrativa system inom Lunds universitet såsom Primula, W3D3, Lupin mfl.
• Erfarenhet av att koordinera möten och evenemang för forskningsanläggning eller liknande organisation.

Övriga meriter:

• Tidigare arbetslivserfarenhet av liknande arbetsuppgifter inom offentlig sektor.
• Erfarenhet av att koordinera vetenskapliga konferenser
• Kännedom om storskaliga forskningsinfrastrukturer

Vi söker dig som är strukturerad och trivs i en miljö med flera olika arbetsuppgifter parallellt, högt tempo och korta deadlines. Du är noggrann och har en god förmåga att planera ditt arbete, samtidigt som du är flexibel när förutsättningarna förändras. Du har en förmåga att hålla många bollar i luften och trivs med en problemlösande roll och räds inte att ta tag i saker som uppstår Då du kommer arbeta som ett nav med många kontaktytor är förmågan till gott samarbete och goda relationer av stor betydelse. Då detta är en social roll så har du en mycket god kommunikativ förmåga. Du är en lagspelare med hög servicekänsla, stort ordningssinne, social kompetens, arbetsmoral och integritet. Du är bekväm med att representera LINXS och möta både gäster och medarbetare på ett professionellt sätt. Du har ett genuint intresse för vetenskap och människor, och vill växa med rollen och vidareutveckla LINXS verksamhet.

Du har ett genuint intresse för administrativa uppgifter, för att ge stöd och service och uppskattar en roll med många kontakter, både besökare, kollegor och chefer. Du tar eget ansvar för dina arbetsuppgifter, prioriterar ditt arbete på ett effektivt sätt och kan fatta egna beslut vid behov. Du är, kvalitets- och kostnadsmedveten, och delar gärna med dig av kunskap och idéer för att utveckla och effektivisera verksamheten.

Som person är du ansvarsfull, pålitlig, positiv och lösningsorienterad. Du är motiverad och kan arbeta självständigt och visa initiativförmåga. Du är intresserad av den digitala utvecklingen och gärna lär dig nya verksamhetssystem.

Då du kommer att verka i en internationell miljö där både muntlig och skriftlig kommunikation kan ske såväl på svenska som på engelska är det viktig att du har mycket goda kunskaper i båda dessa språk.

Vi kommer att lägga stor vikt vid personlig lämplighet, kommunikationsförmåga, drivkraft och att den sökandes erfarenhet och kompetens kompletterar och stärker det administrativa arbetet inom LINXS.

Villkor

Visstidsanställning 2 månader på heltid.

Instruktioner för ansökan

Ansökan skall skrivas på engelska.

Ansökan ska innehålla personligt brev med motivering till varför du är intresserad av anställningen och på vilket sätt anställningen matchar dina meriter. Ansökan ska även innehålla CV, examensbevis eller motsvarande samt övrigt som du önskar åberopa (kopior av betyg, uppgifter till referenser, rekommendationsbrev osv.)