Skolsekreterare Kungsholmens grundskola

Stockholm – vår huvudstad med miljoner drömmar, förväntningar och ambitioner. Vi jobbar för alla som lever här idag och i framtiden. Nu söker vi dig som vill tänka stort, nytt och annorlunda med oss – för stockholmarna.

Arbetsplatsbeskrivning

Kungsholmens grundskola är en F-9 skola beläget på två olika adresser med totalt ca 1100 elever. 

F- 6 skolan ligger på St Göransgatan 73 och 7 - 9 skolan ligger på Kellgrensgatan 4.

Kungsholmens grundskola omfattar grundskola, anpassad grundskola, fritidshem och fritidsklubb. Skolledningen består av rektor, biträdande rektorer och administrativ chef.

Arbetsuppgifter

Som skolsekreterare har du en viktig roll på skolan. Du arbetar med att ge service, där bemötande står högt i kurs, information och stöd till personal, elever, vårdnadshavare samt externa parter. 

Du kommer att bemanna skolans expedition på båda adresserna, ta hand om inkommande samtal, e-post och besök från elever, personal, vårdnadshavare, skolledningen, Utbildningsförvaltningen samt allmänheten. Det är ett omväxlande arbete och du kommer att utföra många åtgärder under eget ansvar.

Du ingår i den administrativa enheten där ni tillsammans ansvarar för att ge stöd till verksamheten så att pedagoger och elever får de bästa möjligheterna att lära, utvecklas och mår bra under sin skolgång här hos oss.

Du är handläggare för många typer av ärenden som berör skolans verksamhet såsom handläggning av elev- och personaladministration, skolskjuts, vikarieanskaffning, diarieföring och arkivering, skolpliktsbevakning, kontering samt samordning av beställningar och inköp i Agresso, intern och extern fakturering och posthantering. Det tillkommer även många andra uppgifter som förekommer på en grundskola.

Den administrativa enheten omfattar olika delar av verksamheten såsom administration, IT, kök, vaktmästeri och städ som arbetar tätt tillsammans samt planerar för den dagliga driften.

Kvalifikationer

Utbildning

Eftergymnasial utbildning inom ekonomi, administration och personal eller annan utbildning som arbetsgivaren bedömer likvärdig. En avslutad högskoleutbildning inom ekonomi, personal eller administration är meriterande. Då tjänsten innebär ett stort servicefokus så är det är det även meriterande om du har erfarenhet från ett serviceyrke.

Erfarenhet

Dokumenterad erfarenhet 2 - 3 år från liknande uppdrag inom Stockholms stad eller arbete inom offentlig sektor och skola.

Du ska ha en god digital kompetens inom de sedvanliga system som Word och Excel samt förmågan att snabbt kunna lära dig nya system och program. Några system vi arbetar med är Agresso, eDok, Office365, LISA självservice, BER och IA.

För att lyckas i rollen som skolsekreterare ska du vara noggrann, strukturerad och självgående. Det är naturligt för dig att ge god service och ha ett professionellt och trevligt bemötande. Du behöver trivas i skolmiljö och vara skicklig på att skapa goda relationer med både vuxna och barn samt ha ett intresse för frågor som rör elevers lärande och skolan. Arbetstempot är stundtals högt och du behöver kunna hantera flera parallella arbetsuppgifter samtidigt. 

Du är en person med god helhetsförståelse och som snabbt kan sätta dig in i olika sammanhang samt prioritera bland arbetsuppgifter. Du behöver vara bra på att självständigt hitta lösningar på situationer som uppstår och tar initiativ till förbättringar inom det egna arbetsområdet.

Arbetet innebär många kontaktytor både internt och externt därför är det viktigt att du kan uttrycka dig väl på svenska och engelska i både tal och skrift.

Vi lägger stor vikt vid personlig lämplighet och integritet.

Inför rekryteringsarbetet har vi tagit ställning till rekryteringskanaler och marknadsföring. Vi undanber oss därför kontakt med mediesäljare, rekryteringssajter och liknande.

Stockholms stad arbetar med kompetensbaserad rekrytering som syftar till att se till varje persons kompetens och därmed motverka diskriminering.

Om du går vidare i rekryteringsprocessen kommer du få lämna relevanta betyg och intyg samt, om aktuellt, ett registerutdrag från Polisen. Ladda inte upp detta i samband med att du ansöker.

För att arbeta på våra skolor krävs att du uppvisar giltigt utdrag ur polisens belastningsregister och misstankeregister innan erbjudande av anställning.

Inom Utbildningsförvaltningen tillämpar vi individuell lönesättning reglerat av HÖK och Allmänna Bestämmelser (AB).