Skolsekreterare Hagsätraskolan

Stockholm – vår huvudstad med miljoner drömmar, förväntningar och ambitioner. Vi jobbar för alla som lever här idag och i framtiden. Nu söker vi dig som vill tänka stort, nytt och annorlunda med oss – för stockholmarna.

Välkommen till oss

Hagsätraskolan är en F-9 skola som ligger i sydvästra Stockholm och har ca 600 elever som talar många olika språk. Skolan har 145 medarbetare som alla stöttar våra elevers skolgång. Vi är en skola som sätter både elever och medarbetare i centrum. Det betyder att vi tror att vi presterar bäst när vi samarbetar med varandra. Vi lär oss tillsammans och växer tillsammans.

Mer information om vår skola Hagsätraskolan, F–9 - Stockholms stad

Nu söker vi en skolsekreterare på heltid med start 1 februari 2027.

Arbetet är förlagt 5 dagar per vecka i skolan, måndag – fredag mellan 06:30-15:00.

Vi erbjuder

Vi erbjuder dig ett varierat och ansvarsfullt uppdrag där du får möjlighet att påverka och utveckla skolans administrativa arbetssätt och rutiner. Du blir en del av skolans administration och får en viktig roll i att skapa struktur, kvalitet och ett gott administrativt stöd till hela verksamheten.

Som medarbetare i Stockholms stad erbjuds du bland annat friskvårdsbidrag och möjlighet till kompetensutveckling.

Din roll

I rollen som skolsekreterare bemannar du expeditionen med en öppen dörr och arbetar med att ge service, information och stöd inom organisationen som externa parter.

Arbetsuppgifterna är varierande. Du arbetar löpande med skolans vikariehantering där du är skolans vikariesamordnare. Du har ansvaret kring allt som berör elevdokumentation i vårt elevsystem BER (barn- och elevregistret), såsom elevregistrering, betyg, statistik samt modersmål. Du arbetar löpande med skolans dokumenthantering, diarieföring, arkivering samt posthantering. Du stöttar i ekonomiadministration med intern och extern fakturering samt personal- och löneadministration. Du samordnar inköp och beställningar. Utöver detta tillkommer andra arbetsuppgifter som förekommer på en skolexpedition exempelvis:

• telefonservice

• hantering och bevakning av funktionsbrevlådor samt vidareförmedling av inkomna ärenden

• registrering av personalens frånvaro

• kontakt med elever, vårdnadshavare, personal och externa besökare

Din kompetens och erfarenhet

Kvalifikationer

• Eftergymnasial utbildning inom ekonomi, administration och personal eller annan utbildning som arbetsgivaren bedömer likvärdig.

• Tidigare dokumenterad erfarenhet av arbete inom offentlig sektor och skola.

• Erfarenhet av administrativt arbete inom såväl ekonomi- som personaladministration med ett stort servicefokus och med många utåtriktade kontakter.

• Goda datorkunskaper och erfarenhet av att arbeta i Office-paketet, främst Word och Excel

• Mycket goda kunskaper i det svenska språket

• Van att arbeta med Office365 och Teams.

Meriterande

• Dokumenterad erfarenhet från liknande uppdrag.

• Kunskaper i systemen Agresso, eDok, Infomentor och BER.

• Kunskaper i LISA och relevanta delar av Serviceförvaltningens E-tjänster.

• Goda kunskaper i system för såväl ekonomiuppföljning som personaladministration.

• Avslutad högskoleutbildning inom ekonomi, personal eller administration är meriterande.

Rollen som skolsekreterare på Hagsätraskolan

För att lyckas i rollen som skolsekreterare på Hagsätraskolan ska du vara social, noggrann, strukturerad och självgående. Det är naturligt för dig att ge god service och att ha ett professionellt och trevligt bemötande samt ha sinne för detaljer. Du behöver trivas i skolmiljö och vara skicklig på att skapa goda relationer med både vuxna och barn samt ha ett intresse för frågor som rör elevers lärande och skolan.

Arbetstempot är högt och du behöver kunna kunna hantera flera parallella arbetsuppgifter samtidigt. Som person har du god helhetsförståelse och kan snabbt sätta dig in i olika sammanhang samt prioritera bland arbetsuppgifter. Du är bra på att självständigt hitta lösningar på situationer som uppstår och tar initiativ till förbättringar inom det egna arbetsområdet. 

Du ska ha en god digital kompetens och förmåga att snabbt kunna lära dig nya system och program. Arbetet innebär många kontaktytor både internt och externt, därför är det viktigt att du kan uttrycka dig väl på svenska i både tal och skrift.

Som skolsekreterare behöver du ha grundläggande kunskap och förståelse för hur beslut fattas inom offentlig förvaltning. Vi söker dig som har mycket god samarbetsförmåga och kommunicerar med andra på ett lyhört och smidigt sätt. Du har ekonomisk medvetenhet och ser till helheten gällande hur administrativa, ekonomiska och pedagogiska processer samspelar för att stödja skolans uppdrag.

För att lyckas i rollen som skolsekreterare ska du vara noggrann, strukturerad och självgående. Det är naturligt för dig att ge god service och att ha ett professionellt och trevligt bemötande. 

Du:

• är social, engagerad, nyfiken och vågar pröva nya idéer

• trivs i en miljö där vi samarbetar och bygger saker tillsammans

• har förmåga att både ta initiativ och är noggrann, strukturerad, självgående och bidrar till en gemensam arbetskultur

• vill vara med och skapa en skola där elever känner sig trygga, sedda och motiverade

Vi lägger stor vikt vid personlig lämplighet.

Stockholms stad arbetar med kompetensbaserad rekrytering som syftar till att se till varje persons kompetens och därmed motverka diskriminering.

Om du går vidare i rekryteringsprocessen kommer du få lämna relevanta betyg och intyg samt, om aktuellt, ett registerutdrag från Polisen. Ladda inte upp detta i samband med att du ansöker.

För att arbeta på våra skolor krävs att du uppvisar giltigt utdrag ur polisens belastningsregister och misstankeregister innan erbjudande av anställning.

Inom Utbildningsförvaltningen tillämpar vi individuell lönesättning reglerat av HÖK och Allmänna Bestämmelser (AB).