Samordnande arkivarie till Fastighetskontoret

Fastighetskontoret förvaltar och utvecklar ett unikt fastighetsbestånd viktigt för Stockholms invånare, företagare och besökare. Fastighetsbeståndet består av allt från välkända Stockholmsbyggnader till offentliga lokaler för kultur och idrott, kontorsbyggnader, brandstationer, saluhallar, slott, gårdar och torp. Vi förvaltar även natur- och friluftsområden utanför stadsgränsen. Vi sitter i Tekniska Nämndhuset på Fleminggatan 4, cirka 5 minuters promenad från Centralstationen.

Välkommen till oss

Är du en arkivarie som tycker om att samarbeta, skapa engagemang och göra komplexa frågor begripliga för andra?

Vi söker nu dig som vill vara med och forma en ny roll hos oss. Som samordnande arkivarie får du möjlighet att tillsammans med verksamheten utveckla arbetssätt, strukturer och innehåll i rollen.

Hos oss får du kombinera din arkivkompetens med utveckling och digitalisering. I nära samarbete med verksamheten skapar du förståelse och engagemang för hur god informationshantering bidrar till en effektiv, rättssäker och modern organisation.

Vi erbjuder dig

Blir du vår nya kollega så erbjuder vi dig bland annat flexibel arbetstid, goda friskvårdsmöjligheter samt möjlighet att arbeta hemifrån när arbetet så tillåter.

Hos oss får du vara med och utveckla Stockholm. En möjlighet att få arbeta med spännande och unika fastigheter. På fastighetskontoret arbetar vi utifrån att vi är varandras arbetsmiljö och vår avdelning präglas av ett positivt, öppet och nyfiket klimat där vi har stort förtroende för varandras kompetens. Hos oss blir du snabbt en i gänget och vi månar om att vara en arbetsplats för alla. Att arbeta hos oss på fastighetskontoret är alltid varierande och ger stora möjligheter till personlig utveckling.

Din roll

Som samordnande arkivarie får du en central roll i att leda, samordna och utveckla arkiv- och informationshanteringsarbetet på fastighetskontoret. Rollen är både operativ och utvecklingsinriktad och innebär att du omsätter lagstiftning, regelverk och din professionella kunskap till arbetssätt som är tydliga, användbara och värdeskapande för verksamheten.

Du blir en del av enheten hr, arkiv och registratur. Tillsammans med enhetschef, arkivarie, registrator och kollegor på kontoret arbetar du för att skapa förutsättningar för en sammanhållen och effektiv hantering av information inom fastighetskontoret. Du kommer även arbeta nära kollegor på andra enheter såsom jurister, informationssäkerhetssamordnare, IT och DSO. Att arbeta inom Stockholms stad innebär även att du som arkivarie har möjlighet till ett brett nätverk av arkivariekollegor samt dialoger med kollegorna på Stockholms stadsarkiv.

Som samordnande arkivarie på fastighetskontoret har du ett särskilt ansvar för att utveckla arkiv- och registraturfunktionen och vara en ambassadör för god informationshantering. Både i kontorets verksamhet och gentemot allmänhet och medborgare. Du skapar engagemang, bygger relationer och hjälper medarbetare att förstå hur vi tillsammans kan hantera information på bästa sätt.

Dina huvudsakliga arbetsuppgifter:

I rollen ansvarar du för att:

• leda, planera, prioritera och följa upp arkiv- och registraturfunktionens arbete
• samordna det dagliga arbetet och bidra till ett gott samarbete inom funktionen
• proaktivt utveckla arbetssätt och processer inom registratur och arkiv- och informationshantering
• bidra till att digitalisering och nya arbetssätt möter såväl verksamhetens behov som gällande regelverk
• säkerställa arkivkrav vid införande, förvaltning och avveckling av IT-system och digitala lösningar
• arbeta med informationsvärdering, gallringsutredningar, styrande dokument och utveckling av hanteringsanvisningar
• ge råd, stöd och vägledning till medarbetare på kontoret inom informationshantering och i regelefterlevnad. Detta omfattar även stöd vid sekretessprövning i samband med utlämnande av allmän handling
• planera och genomföra utbildningar och informationsinsatser på ett pedagogiskt och verksamhetsnära sätt
• omvärldsbevaka och omsätta förändringar inom området till praktiska arbetssätt 

Din kompetens och erfarenhet

Du som söker har:

• akademisk utbildning inom arkiv- och informationsvetenskap eller annan utbildning som arbetsgivaren bedömer likvärdig
• flerårig erfarenhet av kvalificerat arkivarbete inom offentlig verksamhet
• erfarenhet av digital informationshantering, digitalisering och verksamhetsutveckling
• erfarenhet av att utbilda, vägleda och kommunicera arkivfrågor till olika målgrupper
• mycket god förmåga att uttrycka dig tydligt och pedagogiskt på svenska i tal och skrift 

Det är meriterande om du har:

• erfarenhet från offentlig sektor
• erfarenhet av att ha arbetat som registrator eller haft ett nära samarbete med registrator
• erfarenhet från fastighetsbranschen
• erfarenhet av att leda, samordna eller driva utvecklingsarbete
• erfarenhet av att ställa arkivkrav i samband med IT-utveckling
• erfarenhet av arbete med bevarande och gallring av digital information
• erfarenhet av att utveckla processer och arbetssätt inom informationshantering 

Vem är du?

För att lyckas i rollen behöver du vara en kommunikativ och engagerande person som tycker om att möta människor och skapa förståelse. Du har lätt för att anpassa din kommunikation efter olika målgrupper och kan göra komplexa frågor begripliga och relevanta för andra.

Du är trygg i din arkivkompetens, men framför allt tycker du om att använda den för att stötta andra och utveckla verksamheten. Du bygger relationer, skapar förtroende och trivs med att samarbeta med kollegor inom olika områden.

Du är strukturerad, lösningsorienterad och tar initiativ till förbättringar, och du vågar utmana gamla sanningar och prova nya vägar. Du är också uthållig och har förmåga att driva utvecklingsarbete över tid, även när förändring kräver tålamod och fortsatt engagemang. Som samordnare  bidrar du till engagemang, utveckling och ett gott samarbete inom funktionen.

Vi lägger stor vikt vid dina personliga egenskaper, din motivation och ditt engagemang för uppdraget.