Projektadministratör till myndighet i Stockholm

Vi på Sway Sourcing söker en strukturerad, noggrann och serviceinriktad projektadministratör till ett konsultuppdrag hos en myndighet i Stockholm. Här får du en viktig roll i att stötta program- och projektledningen genom att skapa struktur, samordna aktiviteter och säkerställa att information och dokumentation hålls uppdaterad.

Vi söker dig som trivs med många kontaktytor, har god organisationsförmåga och tycker om att bidra till att projekt och verksamhet fungerar effektivt.

💼 Om uppdraget

Som projektadministratör arbetar du nära programledare, projektledare och expertgrupper. Din huvudsakliga uppgift är att avlasta projektledningen genom administrativ samordning, dokumentation, kommunikation och uppföljning.

Rollen innebär ett varierat arbete där du bidrar till att hålla ihop aktiviteter, säkerställa informationsflöden och skapa goda förutsättningar för projektens genomförande.

🛠️ Arbetsuppgifter

• Planera och samordna möten, hantera kallelser och förbereda dagordningar tillsammans med ansvariga ledare.

• Dokumentera möten, beslut och aktiviteter samt följa upp ansvariga personer och tidsfrister.

• Samla in, sammanställa och uppdatera information från projektledare, expertgrupper och andra berörda parter.

• Säkerställa struktur, versionshantering och spårbarhet i dokumentation och interna system.

• Ta fram och publicera nyheter, lägesuppdateringar och mötessammanfattningar i interna informationskanaler.

• Sammanställa statusunderlag, presentationer och rapporter till program- och projektledningen.

• Underhålla aktivitetslistor, möteskalendrar och administrativa planer.

• Stötta introduktionen av nya projektdeltagare samt koordinera förberedelser inför workshops och gemensamma aktiviteter.

🎯 Kvalifikationer – skallkrav

För att vara aktuell för uppdraget behöver du uppfylla följande krav:

• God förmåga att uttrycka dig i tal och skrift på svenska.

• Minst ett års dokumenterad erfarenhet av arbete som projektadministratör, projektkoordinator eller i en likvärdig roll under de senaste tre åren.

• Praktisk erfarenhet av datorarbete och god systemvana, inklusive Microsoft Office, framför allt Outlook, Word och Excel.

• Kompetens motsvarande nivå 2 inom aktuellt område, vilket innebär relevant utbildning, normalt 1–3 års erfarenhet och förmåga att självständigt utföra avgränsade arbetsuppgifter.

⭐ Meriterande erfarenheter

Det är en fördel om du även har:

• Erfarenhet av arbete inom säkerhetsklassad verksamhet.

• Erfarenhet av arbete inom rättsväsendet.

• Erfarenhet av arbete inom offentlig sektor.

👤 Vem är du?

Vi söker dig som är noggrann, strukturerad och har en naturlig förmåga att skapa ordning även när många aktiviteter pågår samtidigt.

Du är självgående, initiativtagande och serviceinriktad. Du kommunicerar tydligt, samarbetar väl med olika personer och är bra på att följa upp arbetsuppgifter hela vägen till avslut.

Du har lätt för att sätta dig in i administrativa system, kan sammanfatta information på ett korrekt och begripligt sätt och förstår vikten av att hantera information med gott omdöme.

Teknisk specialistkompetens krävs inte. Tyngdpunkten ligger på din organisationsförmåga, administrativa kompetens och vilja att bidra till ett välfungerande projektarbete.

📍 Uppdragsinformation

• Placering: Stockholm

• Omfattning: Heltid, 100 %

• Arbetsform: På plats, inget distansarbete.

• Startdatum: 4 januari 2027 eller snarast möjligt efter godkänd registerkontroll.

• Slutdatum: 3 januari 2028.

• Möjlighet till förlängning: Till och med 31 januari 2029.

• Sista ansökningsdag: 2 november 2026.

🔐 Säkerhetsprövning

Uppdraget omfattas av särskilda krav på säkerhet och sekretess. Säkerhetsprövning med registerkontroll och tecknande av säkerhetsskyddsavtal kan komma att krävas innan uppdraget påbörjas. I vissa fall kan svenskt medborgarskap vara ett krav.

🚀 Ansökan

Låter detta som ett uppdrag för dig? Välkommen med din ansökan!

Vi arbetar med löpande urval och ser gärna att du skickar in din ansökan så snart som möjligt. Bifoga ett uppdaterat CV på svenska där din relevanta erfarenhet tydligt framgår.

Vi ser fram emot att höra från dig!

Sway Sourcing är en innovativ rekryteringspartner som specialiserar sig på att matcha rätt talang med rätt företag – snabbt och effektivt. Vårt huvudfokus ligger inom Ekonomi, Administration, HR, Marknad och IT, men vi har även den breda expertis och flexibilitet som krävs för att leverera skräddarsydda rekryteringslösningar inom alla branscher.

Trots att vi är en relativt ny aktör har vi redan byggt förtroende hos många av Sveriges största företag och arbetar både nationellt och internationellt. Med baser i Sverige och Spanien erbjuder vi en unik kombination av lokal expertis och global räckvidd. Vårt starka nätverk och djupa branschinsikter gör oss till en självklar partner för företag som vill ligga steget före i sin rekrytering.