Kontorsansvarig och VD-assistent

Hos Avaron får du tryggheten i en fast anställning kombinerat med variationen av att arbeta ute hos olika kunder. Vi tillsätter specialister inom allt från teknik, IT och industri till projektledning och affärsstöd – och oavsett uppdrag har du en konsultchef som finns där för dig och din utveckling.

Du kliver in i en nyckelroll i en verksamhet som ansvarar för samhällsviktig hamninfrastruktur och service för resenärer, godsflöden och näringsliv. Här får du kombinera två perspektiv: dels ett övergripande ansvar för en välfungerande kontors- och terminalmiljö, dels nära stöd till VD i det dagliga arbetet.

Tyngdpunkten ligger på att skapa struktur, få interna serviceflöden att fungera smidigt och se till att reception, kontor och terminal håller hög kvalitet i vardagen. Samtidigt blir du en viktig avlastning till ledningen genom att ligga steget före, samordna praktiska frågor och bidra med ordning i en miljö med många kontaktytor.

Det här är en roll för dig som trivs med att ha överblick, ta initiativ och skapa fungerande lösningar i en komplex vardag. Kombinationen av operativt ansvar, stor variation och nära samarbete med ledningen gör rollen särskilt intressant.

• Du ger VD service och administrativt stöd i det dagliga arbetet.
• Du planerar och samordnar resor, konferenser och evenemang för koncernledningen.
• Du arbetsleder receptionen och stöttar inhyrd kontorspersonal.
• Du ansvarar för att kontoret och terminalen fungerar väl och erbjuder en optimal, funktionell och tilltalande arbetsmiljö.
• Du agerar kravställare i kontorsrelaterade upphandlingar och ansvarar för uppföljning av avtal.
• Du samordnar telefoni, uppdaterar adresslistor och hanterar resebokningar.
• Du uppdaterar intranätet tillsammans med kommunikationsavdelningen.
• Du ansvarar för budget inom intern service, skapar inköpsordrar och konterar samt attesterar fakturor.
• Du tar fram underlag och förslag till årsbudget för VD och styrelse.
• Du leder skyddsronder för kontor och terminal samt sammanställer fysiska arbetsmiljöundersökningar.
• Du ansvarar för bolagets bilpool och cyklar.

• Du kan planera, prioritera och hålla ordning på komplexa kalendrar och flöden.
• Du kan fatta egna beslut, driva projekt och lösa uppgifter självständigt.
• Du uttrycker dig klart och professionellt i både tal och skrift på svenska och engelska.
• Du har B-körkort.
• Du har förmåga att hantera konfidentiell och känslig information med stor sekretess.

• Du har vana av att hantera och förvalta kontorsrelaterade avtal.
• Du har tidigare arbetat som kontorsansvarig och/eller VD-assistent.

• Fast anställning hos Avaron AB
• Tjänstepension
• Friskvårdsbidrag på 5 000 kr per år

Vi tillsätter löpande – sök gärna så snart du kan.