Chefskoordinator till Samhällsbyggnadsförvaltningen

Samhällsbyggnadsförvaltningen i Järfälla kommun spelar en central roll i utvecklingen av en av Sveriges mest expansiva kommuner. Vi ansvarar för frågor som påverkar människors vardag och kommunens långsiktiga utveckling, från stadsutveckling och infrastruktur till miljö- och fastighetsfrågor. Vi söker nu en erfaren och kvalificerad chefskoordinator som vill vara en nyckelperson i förvaltningens ledning. Rollen passar dig som trivs i en komplex organisation, är serviceinriktad, hanterar ett högt tempo och är mycket stresstålig. Du har hög integritet och drivs av att skapa struktur, effektivitet och kvalitet i ledningens vardag. Hos oss kommer du att: • arbeta nära förvaltningsledning och tillsammans med förvaltningsdirektören. • vara en central samordnande funktion med stort eget ansvar och kontaktytor i hela kommunen. • bidra till utveckling av administrativa processer, arbetssätt och styrning. • verka i en samhällsviktig organisation där ditt arbete får direkt betydelse för verksamhetens kvalitet och effektivitet. Tjänsten omfattar 60 procent av heltid. 1 plats(er). ARBETSUPPGIFTER Som chefskoordinator utgör du ett kvalificerat stöd till samhällsbyggnadsförvaltningens ledning och främst förvaltningsdirektören. Rollen kräver att du självständigt kan planera, prioritera och samordna flera parallella processer samtidigt som du hanterar frågor av varierande komplexitet och ofta känslig karaktär. Dina huvudsakliga arbetsuppgifter omfattar bland annat att: • fungera som kvalificerat administrativt och koordinerande stöd till förvaltningsledningen. • ansvara för avancerad kalender- och möteskoordinering med många interna och externa intressenter. • tillsammans med förvaltningsdirektören planera och administrera ledningsmöten, workshops, konferenser och andra forum. • samordna underlag, presentationer, beslutsunderlag och rapporter inför ledningens möten. • följa upp beslut, uppdrag och åtgärder för att säkerställa genomförande och leverans. • koordinera och utveckla administrativa processer, rutiner och arbetssätt inom förvaltningen. • samordna interna och externa evenemang, representationer och verksamhetsaktiviteter. • hantera beställningar, fakturaflöden och andra ekonomiadministrativa processer med hög kvalitet och noggrannhet. • stödja ledningen i frågor som rör kommunikation, samverkan och intern koordinering. • identifiera effektiviseringsmöjligheter och aktivt bidra till utvecklingen av förvaltningens administrativa stöd. Du förväntas vara en proaktiv partner till ledningen, där du inte enbart hanterar inkommande uppgifter utan också förutser behov, initierar förbättringar och skapar förutsättningar för ett effektivt ledarskap. KVALIFIKATIONER Vi söker dig som har flerårig erfarenhet av kvalificerat administrativt arbete inom samhällsbyggnadsområdet på ledningsnivå och som har vana att arbeta självständigt med stort ansvar. Tjänsten ställer krav på: • eftergymnasial utbildning inom avancerad administration, offentlig förvaltning, ekonomi eller annat relevant område. • minst fem års aktuell erfarenhet av kvalificerat ledningsstöd, chefsstöd, koordinering eller liknande funktion på strategisk eller verksamhetsövergripande nivå • dokumenterad erfarenhet av att stödja ledningsgrupper, chefer eller större verksamheter från kommunal eller annan politiskt styrd organisation inom samhällsbyggnadsverksamhet. • kunskap om offentlig förvaltning samt de lagar och regelverk som styr kommunal verksamhet. • erfarenhet av att självständigt planera, koordinera och genomföra möten, konferenser och verksamhetsövergripande aktiviteter. • erfarenhet av fakturahantering och administrativa processer inom ekonomi. • mycket god systemvana samt avancerade kunskaper i Microsoft 365, särskilt Outlook, Sharepoint, OneNote, PowerPoint, Teams, Word och Excel. • mycket god förmåga att uttrycka dig professionellt på svenska i tal och skrift. Det är meriterande om du har: • erfarenhet av verksamhetsutveckling, processutveckling eller projektledning. • erfarenhet av ärendehantering, nämndadministration eller arbete nära politiska beslutsprocesser. • erfarenhet av Raindance eller motsvarande ekonomisystem. För att lyckas i rollen behöver du vara trygg i din profession och trivas i en miljö där tempot är högt och där förutsättningarna snabbt kan förändras. Vi lägger stor vikt vid personlig lämplighet. Anställningsform: Tillsvidareanställning. Varaktighet: Tillsvidare. Järfälla kommun är en arbetsgivare som satsar på sina medarbetare och erbjuder goda möjligheter till utveckling och karriärvägar. Du kan semesterväxla och får friskvårdsersättning och andra fina förmåner. Vårt kontor ligger centralt i Jakobsbergs centrum. Hit är det lätt att ta sig med allmänna kommunikationer, det tar t ex 20 minuter med pendeltåg från Stockholms central. Läs mer om hur det är att jobba hos oss på https://www.jarfalla.se/jobbaijarfalla  Bakgrundskontroll kommer att genomföras på slutkandidat eftersom tjänsten innebär tillgång till information av känslig och förtroendekritisk karaktär. I rekryteringsprocessen kan personlighetstester, arbetsprov, referenstagning och provanställning komma att användas. Välkommen med din ansökan! Vi undanber oss alla erbjudanden om annonserings- och rekryteringshjälp i samband med denna annons.