Administratör till ledningsgrupp och chefer Stockholm

För vår kunds räkning söker vi just nu en erfaren administratör till ledningsgrupp och chefer för ett långsiktigt konsultuppdrag i Sundbyberg. Du kommer att arbeta i en central och koordinerande roll där du stöttar både chefer och ledningsgrupp i det dagliga administrativa arbetet. Uppdraget är på heltid och förväntas starta 2027-02-01 och pågå till och med 2029-01-30, med möjlighet till förlängning. 

I rollen som administratör får du en central och varierad roll där du stöttar både chefer och ledningsgrupp i det dagliga arbetet. Du bidrar med struktur och koordinering och blir en viktig del i att få det administrativa arbetet att fungera smidigt.

Arbetsuppgifterna omfattar bland annat planering och bokning av möten, konferenser och workshops, framtagning av agendor och underlag samt mötesprotokoll och uppföljning av åtgärdspunkter. Du kommer även att arbeta med onboarding och offboarding, beställningar, viss fakturahantering, administration av SharePoint samt uppdatering av återkommande aktiviteter och årshjul.

Du arbetar nära verksamhetens chefer och samarbetar även med andra administratörer inom organisationen, vilket ger goda möjligheter till både stöd och kunskapsutbyte.

Övrigt: Start: 2027-02-01 Slut: 2029-01-30 Omfattning: 100% Placering: Stockholm, möjlighet till ca 50% distansarbete. Bakgrundskontroll: Säkerhetsprövning krävs. Anställningsform: Anställd hos Devotum då kunden inte godkänner underleverantörer i denna process.

Vi söker dig som uppfyller nedan obligatoriska krav:

• Eftergymnasial examen om minst 400 YH-poäng alternativt 180 hp från högskola/universitet, exempelvis inom IT, kommunikation eller administration.

• Minst 5 års arbetslivserfarenhet av kvalificerade administrativa arbetsuppgifter. Erfarenheten ska bland annat omfatta mötes- och konferensbokningar, framtagning av beslutsunderlag och informationsmaterial, planering av mötesagendor och workshops, fakturahantering samt olika typer av beställningar.

• Minst 5 års arbetslivserfarenhet av Microsoft Office, inklusive Excel, Word, PowerPoint och Outlook.

• Minst 3 års arbetslivserfarenhet av att dokumentera styrgruppsmöten eller motsvarande beslutande forum.

• Minst 3 års arbetslivserfarenhet av att arbeta som administrativt stöd åt chefer.

• Mycket god förmåga att kommunicera flytande, tydligt och professionellt på svenska, i såväl tal som skrift.

Det är meriterande om du även uppfyller följande krav:

• Minst 3 års arbetslivserfarenhet från offentlig verksamhet, exempelvis statlig eller kommunal verksamhet.

• Minst 1 års arbetslivserfarenhet från energibranschen, exempelvis verksamhet inom transmissions- eller regionnät.

Önskade personliga egenskaper:

För att trivas och lyckas i rollen ser vi att du är serviceinriktad och har en god samarbets- och initiativförmåga. Du är flexibel och har lätt för att anpassa dig efter förändrade förutsättningar och varierande arbetsbelastning.

Som person är du utåtriktad och tydlig i din kommunikation samtidigt som du är prestigelös och har lätt för att skapa förtroende. Du är självgående, målinriktad och har en naturlig fallenhet för struktur och administrativa arbetsuppgifter.

Ansökan Låter uppdraget intressant? Skicka in din ansökan snarast då urvalsarbetet och intervjuer kommer ske löpande och tjänsten kan komma att tillsättas innan sista ansökningsdag.

Du ansöker enkelt genom att skicka in ditt CV samt svara på några frågor. De kandidater som bäst matchar rollen kommer telefonintervjuas och sedan bli kallade till en intervju hos oss på Devotum. Nästa steg är en intervju hos vår kund. Referenstagning är en del av processen.

Har du några frågor om uppdraget är du välkommen att höra av dig till ansvarig Konsultchef Vanessa Tummings på 072-897 82 65 eller vanessa.tummings@devotum.se.

Känn dig trygg som konsult hos Devotum Som konsult hos Devotum har du möjlighet att välja om du vill fakturera genom ditt eget bolag eller bli direkt anställd hos oss. Som anställd hos Devotum erbjuds du alltid schyssta villkor enligt kollektivavtal (Almega) som bland annat innefattar friskvårdsbidrag, tjänstepension och försäkringar.

Hos oss är varje konsult viktig och våra konsultchefer finns alltid till hands för att ge dig den support och vägledning du behöver under hela uppdragsperioden.