Administratör med inriktning ärende- och dokumenthantering

Tjänsten är placerad inom Integrations- och arbetsmarknadsförvaltningen som är en av åtta förvaltningar i Linköpings kommun. Vi stärker möjligheterna för Linköpingsbor som är beroende av ekonomiskt bistånd, att bli självförsörjande och självständiga. Vi bidrar också med kompetensförsörjning till Linköpings kommun och näringsliv.

Vill du förgylla vardagen och förbättra livskvaliteten för Linköpingsborna? Hos oss kan du göra en viktig skillnad och bidra till att göra Linköping till en bättre plats. Välkommen till oss!

Dina arbetsuppgifter

Nu söker vi en administratör till oss med uppdrag inom ärende- och dokumenthantering. Som administratör hos oss på Integration- och arbetsmarknadsförvaltningen kommer du att arbeta förvaltningsövergripande, ha daglig kontakt med chef, medarbetare och övriga professioner samt agera stöd till ledning och verksamhet. Du tillsammans med ytterligare en kollega kommer att arbeta riktat mot ärende- och dokumenthantering, i en grupp bestående av totalt fem administratörer och en samordnare.

Du kommer att arbeta med registrering och ärendehantering i vårat system Ciceron. Arbetet innefattar även att stötta verksamheter i akt- och arkivhantering, säkerställa att handlingar hanteras och dokumenteras enligt gällande rutiner. Även personal- och löneadministration är delar av arbetet. I rollen ingår även praktiska delar som att lämna ut allmänna handlingar och att ge stöd i verksamhetsfrågor vad gäller allmänna handlingar, diarieföring och dokumenthantering.

Din arbetsplats

Integrations- och arbetsmarknadsförvaltningens uppdrag är att stärka möjligheterna för Linköpingsbor som är i behov av ekonomiskt bistånd att bli självförsörjande och självständiga samt att bidra med kompetensförsörjning till näringslivet och Linköpings kommun. I förvaltningen arbetar vi tätt tillsammans med kommuninvånare, näringsliv, idéburen sektor, myndigheter och andra offentliga aktörer.

Tjänsten är placerad inom stabsfunktionen Verksamhetsstöd. Din arbetsplats kommer att vara i fräscha lokaler på Drottninggatan 45 i centrala Linköping. Arbetstiden är 07.20-16.30, med kortare arbetsdag under sommarmånaderna. Vi tillämpar flextidsavtal och möjlighet till distansarbete finns när du har kommit in i ditt arbete och verksamheten tillåter det.

Du som söker

Vi söker dig som har en eftergymnasial utbildning inriktning dokument - och informations/ärendehantering alternativt annan eftergymnasial utbildning i kombination med motsvarande arbetslivserfarenhet som arbetsgivaren bedömer likvärdig med ärende- och dokumenthantering.

Vi ser att du har tidigare erfarenhet av dokument- och informationshantering och att du hanterat utlämning av allmän handling. Har du erfarenhet av akt- och arkivhantering ser vi det som meriterande. Det är även meriterande om du har erfarenhet av e-arkivering och av att arbeta i systemet Ciceron.

En del av arbetet innebär personal- och lönehantering vilket gör att vi ser det som meriterande om du har tidigare erfarenhet av detta. I rollen kommer du även ge pedagogiskt stöd i verksamhetsfrågor kopplat till exempelvis allmänna handlingar, diarieföring osv, vi ser det som meriterande om du har arbetat med det tidigare.

Utifrån att arbetet innebär en hel del dokumentation samt interna och externa kontakter ställer vi krav på att du har goda kunskaper i svenska i tal och skrift. Vi ser även att du som söker har en god systemvana utifrån att du kommer att arbeta i olika typer av system.

För att lyckas och trivas i rollen ser vi att du som söker på ett självständigt sätt kan ta ansvar för dina arbetsuppgifter, strukturera och planera ditt arbete samt driva dina processer vidare. Du tillför entusiasm, energi och lust i arbetet genom att låta alla vara delaktiga och du arbetar bra med andra människor. Vidare ser du helheter i ditt agerande och beslutsfattande samt strävar efter en god kvalitet i ditt arbete.

I denna rekrytering kan vi komma att använda oss av tester som en del av vår bedömning, testerna ger oss information om personlighet och problemlösningsförmåga.

Varmt välkommen med din ansökan!

Övrig information

I denna ansökan bifogar du inget personligt brev.

Du ansöker med e-legitimation. Saknar du e-legitimation? Kontakta ansvarig HR-konsult eller chef, så hjälper vi dig.

Tillträde: Enligt överenskommelse

Anställningsform: Tillsvidareanställning 

Sysselsättningsgrad: 100%

Antal lediga befattningar: 

Ref. nr: 17861

Besök gärna https://www.linkoping.se/arbete-och-lediga-jobb/jobba-hos-oss för att ta del av medarbetarberättelser, förmåner, kollektivavtal och lönestatistik.

Ditt engagemang gör oss bättre 

Inom Linköpings kommun finns många möjligheter, massor av kunskap och olika ansvarsområden. Vi jobbar tillsammans där din ansvarskänsla är en värdefull drivkraft. Med ditt engagemang är du med och bidrar till att göra Linköping ännu bättre.