Administrativ assistent till Malmö konsthall - vikariat

Ref: 20261801

Arbetsuppgifter

Som administrativ assistent på Malmö Konsthall har du en varierad och bred roll där du fungerar som spindeln i nätet. Du ansvarar för den dagliga driften av bemanning av värdar i utställningshallen och ser till att deras arbete samordnas i dialog med enhetschef, projektledare och den pedagogiska verksamheten. I det dagliga arbetet ingår även översyn och underhåll av pågående utställning. Du fungerar även som en viktig länk mellan planering, produktion och medarbetarna som arbetar i yttre tjänst, vilket innebär att du säkerställer att kommunikationen mellan dessa olika delar flyter på utan hinder. En annan viktig del av arbetet är att ge chefsstöd, både inom HR-system och ekonomisystem. 

Ditt ansvar omfattar även administration kring registrering, arkivering och diarieföring och besvarar mejl som kommer till Malmö Konsthalls inkorg. Vid sidan av detta ansvarar du även för praktiska uppgifter på arbetsplatsen, som att hantera beställningar, göra inköp, hålla ordning, samordna leveranser och städning och ta emot gäster och besök. Du kommer även att bidra med underhåll och städning av konstföremål i utställningshallen.

Arbetet är både administrativt och operativt, och vid behov arbetar du även som värd. Arbetsuppgifterna kan också komma att inkludera olika projekt inom konsthallen och viss kvälls- och helgverksamhet kan förekomma vid enstaka tillfällen. 

Kvalifikationer

Vi söker dig som har erfarenhet av administrativt arbete, gärna inom kultursektorn eller en liknande verksamhet.  För att vara framgångsrik i rollen som administrativ assistent på Malmö Konsthall krävs både relevant utbildning och arbetslivserfarenhet inom administration, med särskilt fokus på områden som schemaläggning, HR-administration och arkivering. Du bör ha en gymnasieutbildning med inriktning på administration eller motsvarande, samt tidigare erfarenhet av schemaläggningsarbete. Erfarenhet av arbete på konstverksamhet/institution är också ett krav.

Det är starkt meriterande med god vana av att arbeta med Office-programmen och andra relevanta IT-system och verktyg. 'goda kunskaper i digitala verktyg relaterade till HR, ekonomi och diarieföring är också ett stort plus.

Personligt bör du ha en serviceinriktad och problemlösande inställning. Du är strukturerad, bra på att planera och prioritera arbetsuppgifter, samt noggrann med att följa regelverk. Social kompetens och samarbetsförmåga är avgörande i denna roll, samtidigt som du bör vara flexibel och självgående, med förmåga att uppmärksamma vad som behöver göras och ta egna initiativ.  

Om arbetsplatsen

Malmö Konsthall är en av Sveriges mest framstående konstinstitutioner och en viktig mötesplats för så väl malmöborna som besökare från hela världen. I sin kärnverksamhet driver Konsthallen ett utställningsprogram med fokus på svensk och internationell samtidskonst, ofta i samarbete med andra institutioner och curatorer runt om i världen. Genom att visa aktuell och reflekterande samtidskonst riktar Malmö Konsthall in sig på att vara en angelägen aktör i en internationell stad. Vårt mål är att Konsthallen kontinuerligt utvecklas som mötesplats, relevant både för konstvana malmöbor och för besökare som introduceras till samtidskonsten. Via den konstpedagogiska verksamheten skapar Malmö Konsthall berikande upplevelser av samtidskonsten och stimulerar till eget skapande. 

Malmö Konsthall är en del av Kulturförvaltningen, Malmö stad. 

Malmö stads verksamheter är organiserade i 14 förvaltningar. Vårt gemensamma uppdrag är att skapa välfärd och hållbar samhällsutveckling. Tillsammans med Malmöborna utvecklar vi en ännu bättre stad att bo, verka och vara i; olikheter, livserfarenheter och talanger gör Malmö till en smart stad i hjärtat av Europa. Världens kunskap finns här.

Läs om Malmö stad som arbetsgivare här http://www.malmo.se/jobb

Information om tjänsten

Anställningsform: Visstidsanställning - vikariat 6 månader med chans till viss förlängning

Omfattning: 100%

Antal tjänster: 1

Tillträde: Snarast

Övrigt

Som kandidat rekommenderas du att kontrollera din skräppost under ansökningstiden, för att säkerställa att du inte missar svarsmejl från Malmö stad.

Observera att vi i Malmö stad tagit bort det personliga brevet från ansökningsprocessen och ersatt det med urvalsfrågor, detta för en mer inkluderande rekryteringsprocess och en effektiv kandidatupplevelse för dig som söker jobb hos oss. Dina svar blir en viktig del i vårt urvalsarbete. 

Malmö stad strävar efter att medarbetarna ska representera den mångfald som finns i vår stad. Vi välkomnar därför sökande som kan bidra till att vi som arbetsgivare kan uppfylla Malmöbornas behov.