Administrativ assistent till Arbetsmarknadsförvaltningen

Stockholm – vår huvudstad med miljoner drömmar, förväntningar och ambitioner. Vi jobbar för alla som lever här idag och i framtiden. Nu söker vi dig som vill tänka stort, nytt och annorlunda med oss – för stockholmarna.

Stockholm blomstrar som landets främsta tillväxtregion. Vi arbetar för en arbetsmarknad där alla kan hitta sin plats – där arbetsgivare hittar rätt kompetens och där människor får en möjlighet att komma in eller återvända till arbetslivet. Vi stödjer stockholmarnas resa mot arbete eller studier genom arbetsmarknadsinsatser och vuxenutbildningen.

Välkommen till oss

Vi fortsätter att stärka och utveckla förvaltarenheten. Trivs du i en roll där du får ta ansvar, skapa struktur och får arbetsuppgifter gjorda – ”går från ord till handling” ? Då kan det här vara tjänsten för dig.

Vi är Förvaltarenheten, en verksamhet inom arbetsmarknadsförvaltningen, i Stockholms stad. Vår verksamhet riktas till vuxna stockholmare i staden som är i behov av god man/förvaltare med speciell kompetens. Vårt uppdrag utförs på uppdrag av och i samverkan med överförmyndarnämnden och styrs huvudsakligen utifrån föräldrabalkens bestämmelser och tingsrättens beslut.

Förvaltarenheten består idag av 15 ställföreträdare, en administratör, en verksamhetsutvecklare och en enhetschef. Här arbetar erfarna och engagerade kollegor med bred kompetens och lång arbetslivserfarenhet. Tillsammans arbetar vi för att ge stöd till människor som är i behov av hjälp, med ett starkt fokus på kvalitet, rättssäkerhet och samarbete. Arbetsplatsen är belägen centralt i Stockholm.

Nu söker vi en administrativ assistent till Förvaltarenheten. Eftersom rollen är helt ny får du en unik möjlighet att vara med och forma arbetssätt, administrativa processer och din egen roll tillsammans med engagerade kollegor.

Vi erbjuder dig

Hos oss blir du en del av en hjälpsam och engagerad arbetsgrupp där vi värdesätter samarbete, delaktighet och ett positivt arbetsklimat. Du får ett meningsfullt och samhällsviktigt arbete där du bidrar till att göra verklig skillnad för människor som är i behov av särskilt stöd.

Vi erbjuder en roll med varierande arbetsuppgifter och med goda möjligheter att vara med och utveckla både den och verksamheten. För att skapa en hållbar balans mellan arbete och privatliv erbjuder vi flextid och möjlighet till visst hemarbete när verksamheten tillåter. Men rollen innebär huvudsakligen närvaro på kontoret måndag till fredag. Som medarbetare får du även friskvårdsbidrag på 3 000 kronor per år och möjlighet till semesterväxling.

Läs mer om Stockholms stads förmåner här.

Din roll

Som administrativ assistent får du en nyckelroll i det dagliga administrativa arbetet på förvaltarenheten. Rollen är helt ny och kommer att utvecklas i takt med att verksamheten växer och enhetens behov förändras. Det innebär att du har möjlighet att vara med och forma innehållet i rollen och att arbetsuppgifterna kan komma att utvecklas över tid.

Dina arbetsuppgifter kommer bland annat innebära att:

• ansvara för posthantering, skanning, arkivering och gallring
• hantera enhetens verksamhetstelefon och samordna mötesbokningar med exempelvis banker och myndigheter
• ha löpande kontakter med myndigheter och andra externa aktörer samt hantera och skicka registerutdrag och annan dokumentation
• besvara frågor från allmänheten, huvudmän och externa samarbetspartners
• ge administrativt stöd till enhetens ställföreträdare i det dagliga arbetet
• på sikt även arbeta med exempelvis arvodeshantering och andra administrativa uppgifter utifrån verksamhetens behov.

Din kompetens och erfarenhet

Vi söker dig som har

• avslutad treårig gymnasieutbildning
• minst 5 års erfarenhet av kvalificerat administrativt arbete och kundbemötande
• mycket god IT- och systemvana samt är van att arbeta i olika digitala verktyg och verksamhetssystem
• mycket goda kunskaper i svenska, både i tal och skrift.

Det är meriterande om du har

• eftergymnasial utbildning med administrativ eller ekonomisk inriktning
• erfarenhet av att i din yrkesroll möta människor i utsatta eller komplexa livssituationer och ge ett professionellt bemötande
• erfarenhet av administrativt arbete inom offentlig och/eller politiskt styrd verksamhet.

Vi kommer att lägga stor vikt vid dina personliga egenskaper. För att trivas och lyckas i rollen ser vi att du är driven och trivs i en verksamhet under utveckling där alla arbetssätt ännu inte är på plats. Du är strukturerad och har förmåga att skapa ordning, planera ditt arbete och prioritera bland arbetsuppgifter. Eftersom du har många kontaktytor, både internt och externt, är du samarbetsinriktad och bygger goda relationer genom ett professionellt och serviceinriktat bemötande. Du är också flexibel och har lätt för att anpassa dig när verksamhetens behov förändras. Samtidigt arbetar du ansvarsfullt, visar gott omdöme och representerar verksamheten på ett professionellt sätt i alla dina kontakter.

Övrigt

Vi rekryterar utan personligt brev för att stärka fokus på kompetens och erfarenhet för denna roll. När du skickar in din ansökan får du svara på ett antal frågor. När vi bedömer din ansökan utgår vi från ditt CV och de frågor som du har besvarat. Efter sista ansökningsdag går vi igenom alla ansökningar.

Stockholms stad arbetar med kompetensbaserad rekrytering som syftar till att se till varje persons kompetens och därmed motverka diskriminering.

Tänk på att aldrig ladda upp registerutdrag från Polisen (Dataskyddsförordningen, GDPR) i samband med din ansökan.

På arbetsmarknadsförvaltningen tillämpar vi individuell och differentierad lönesättning samt andra kollektivavtalsbärande principer enligt kollektivavtalet Huvudöverenskommelse (HÖK). Du kan läsa mer om vilka villkor detta innebär på SKR:s hemsida, skr.se.

På arbetsmarknadsförvaltningen så arbetar vi för att det ska vara lätt att utvecklas genom att byta enhet och arbetsplats. Det innebär att din anställning är i hela förvaltningen och att du kan komma att få nya uppdrag inom andra verksamheter där din kompetens behövs bäst.